המציאות שבה אנו חיים משתנה לנו כערף עין. עוד לפני שהספקנו לסגל הרגלי עבודה חדשים אנו ערים לשינויים תכופים המציגים לנו שלל דרכים חדשות לשדרג ולייעל את סביבת העבודה שלנו, את הזמן שלנו ואת עבודת הצוות שלנו. בכתבה זו נסקור את ההבדלים בין השכרת משרד או חלל עבודה ומהם היתרונות והחסרונות שלהם. בעוד מספר דקות תדעו להעריך איזה סוג חלל אתם רוצים לעבוד בו ומה הכי מתאים עבורכם.
השכרת משרד – יתרונות וחסרונות:
השכרת משרד היא הפתרון המוכר לכל. חברה הרוצה מעין "מטה מרכזי" שישמש כלב פעילות העסק ידרוש כמובן מקום בו יוכלו העובדים לעבוד ולתפעל את הארגון. בדרך כלל הפתרון יהיה משרד. גודל המשרד יצטרך לשאת את כמות העובדים הצפויים להיות בו, צריך יהיה להשכיר משרד שניתן לשפץ או כבר כולל את החלוקה הנדרשת לבית העסק ועוד. למשרד יש יתרונות וחסרונות.
היתרונות:
- מקום קבוע לתפעול השוטף של העסק. יש כתובת קבועה שהלקוחות מכירים, כתובת קבוע למשלוח דואר וחבילות וכו'. במידה ומדובר במשרדים שנרכשו ולא הושכרו הרי שאין צורך לעבור משרדים אחת לכמה שנים, אך גם אם המקום מושכר בדרך כלל השכירות תהיה לטווח ארוך.
- ניתן להתאים את החלל כפי הצורך – בדרך כלל כאשר מדובר במשרדים והשכרה לטווח ארוך ניתן יהיה להתאים את המשרד בהתאם לצרכי העסק. למשל, אם צריך לשבור קירות כדי ליצור חלל עבודה משותף גדול יותר או לחילופין לבנות מחיצות או קירות לחלק חלל שכזה לאזורים קטנים יותר.
- פרטיות – לעומת חללי עבודה שתכף נרחיב עליהם, המשרד יהיה לרוב מתחם פרטי ושקט יותר לתפעול העסק שלכם. הוא יהיה מרשים ונוח יותר לאירוח הלקוחות שלכם, העובדים שלכם וכל דבר שתרצו לעשות למעשה. ניתן להתאים את המשרד לרוח העסק ולא להיפך.
החסרונות:
- עלויות יקרות יותר בדרך כלל, גם של שכירות, גם של ההוצאות השוטפות והמיסים.
- יש צורך לרכוש ריהוט, ציוד משרדי ומכשור.
- רוצים לשנות משהו במשרד? תצטרכו לשאת בעלויות השיפוץ והאישורים בדרך כלל.
- צריך יהיה לבחון היטב את הנגישות למשרד, חניה, תחבורה ציבורית באזור, מיקום תשתיות אינטרנט ותקשורת ועוד.
השכרת חלל עבודה – יתרונות וחסרונות:
חלל עבודה הוא אחד הפתרונות המודרניים לעצמאיים ובעלי עסקים. מדובר בהשכרה של חלל בגודל מסוים מתוך חלל גדול יותר, המשמש כמעין מתחם עבודה גדול ומרשים. הוא לא מתאים לכל בית עסק אך יכול בהחלט להתאים לעצמאיים או בעלי עסקים המחפשים לחסוך משמעותית בעלויות השכירות ובהוצאות השוטפות, אינם רוצים להתחייב בהשכרה לטווח ארוך ו/או זקוקים לשירותי החלל רק בחלק מהחודש. לדוגמה: מאמנים/מורים הזקוקים לחלל מספר ימים במהלך החודש להעברת סדנאות, הרצאות ומפגשים. דוגמה נוספת היא למשל עצמאיים שרגילים לעבוד מהבית ומחפשים לעבוד בסביבה מעט יותר פרודוקטיבית, מאפשרת ומהנה שיש בה אינטראקציה עם אנשים נוספים, אולי אפילו כאלה שיכולים להפרות את העבודה אחד של השני.
היתרונות:
- חיסכון משמעותי בעלויות
- אין צורך לקנות ריהוט ומכשור משרדי בדרך כלל.
- גמישות גדולה יותר מבחינת בעל הבית, במיוחד אם יש התחייבות לחצי שנה ויותר להשכרת חלק מהחלל.
- מגוון שירותים נוספים במקום בדרך כלל כמו מכונות צילום, מדפסות, פינת קפה או קפיטריה במקום, תשתיות תקשורת, תמיכה טכנית בתקלות ועוד.
- בתוספת תשלום בדרך כלל גם ניתן להשכיר שירותי ניקיון ובכך לקבל את כל מה שאתם צריכים במקום אחד.
החסרונות:
- לא מדובר במקום שהוא באמת שלכם.
- הזמן שהתחייבתם זה הזמן שאתם צריכים להיות במקום – ייתכן ומישהו מחכה להיכנס למתחם אחריכם ובמידה ותצטרכו גמישות מבחינת זמן זה לא תמיד יתאפשר.
- הריהוט, הציוד, המכשור במקום – קבועים ולא ניתן להזיזם, לשנות סדר והם גם לא בבעלותכם.
- לא מתאימה לכל בעל עסק.
השכרת משרד או חלל עבודה – מה עדיף?
אז לשאלותינו: השכרת משרד או חלל עבודה – מה עדיף? התשובה תהיה תלויה בצרכים ובתקציב שלכם. חברות גדולות במיוחד עם הרבה עובדים יצטרכו ככל הנראה יציבות, פרטיות ונוחות, כמו גם התאמת שטח העבודה למיתוג החברה. לכן חברות עם עשרות עובדים ומעלה יעדיפו משרדים. חללי עבודה מתאימים בעיקר לעסקים קטנים, עסקים גדולים הזקוקים לחלל עבודה חיצוני לאחת המחלקות שלהם באופן זמני או לאירוח אירוע חברה. גם עצמאיים הרגילים לעבוד מהבית ורוצים לשפר את סביבת העבודה שלכם בחלק מהחודש או כדי לקיים פגישה עם לקוח – ניתן יהיה להשכיר מקום שכזה.
