ההחלטה על השכרת משרד עשויה להיות כרוכה בלא מעט לבטים: מקצועיים ופיננסיים כאחד. עבור עסקים מסוימים אין ברירה אלא לפתוח משרד בו יוכלו לספק לעובדיהם מתחם פעילות מסודר בו יוכלו לעבוד בצורה מסודרת, מקצועית, בטוחה ונוחה. כמו כן חשוב להתאים את המשרד לאופי העסק וזה כרוך לא רק בעיצוב פנימי יפה ופונקציונלי אלא גם בשילוב אלמנטים הקשורים למיתוג העסק, יצירת סביבת עבודה מאפשרת ובטוחה לעובדים ועוד.
ראשית – תארו באופן כללי את המשרד שאתם רוצים וצריכים:
בבואכם לבחור משרד וכיצד לעצב אותו ודאי תשאלו את עצמכם איך להתאים את המשרד לאופי של העסק? ובכן חשוב יהיה לתאר את המשרד שאתם רוצים באופן כללי בתחילה. כלומר, אם נותנים לכם יד חופשית ומעט זמן לדמיין, מה אתם חושבים שהייתם צריכים במשרד שלכם? כיצד הוא היה נראה? היכן אנשים הולכים ולאן? מי נמצא במשרד? לדוגמה: עבור בעלי עסקים מסוימים חשוב שיהיה מתחם נפרד למנהלים ומתחם משותף לעובדים, עבור בית עסק אחר החלל צריך להיות מחולק למחלקות ועבור בית עסק אחר ייתכן ויהיו חללי עבודה מיוחדים שהוא זקוק להם ואחרים לא.
כמה גדול צריך להיות המשרד?
גודל המשרד עשוי להשפיע על השכירות שתשלמו, המיסים והביטים פיננסיים אחרים (כמו ביטוח ועוד) אך לא פחות חשוב מכך, גודל המשרד ישפיע גם על כמות העובדים שתוכלו להכניס במקום ועל חלוקת המשרד. במידה ואתם זקוקים לחדרים מסוימים ייתכן ותצטרכו משרד גדול יותר. לדוגמה: ייתכן ותרצו במשרד חדר שיתפקד כסטודיו להקלטות סרטונים, חדר הדרכות שיהיה בו מקרן וכיסאות ואולי אפילו חדר פגישות עם שולחן גדול וכסאות מסביבו. כל אחד מהחדרים המיוחדים הללו הם תופסת משמעותית למשרד שלכם ולשימוש בו אולם יצריכו מכם שטח משרד גדול יותר. בבואכם לשכור משרד המתאים לצרכים שלכם קחו זאת בחשבון.
עיצוב המשרד בהתאם לצרכים הארגוניים שלכם:
הדבר הבא שתרצו לחשוב עליו הוא התאמת המשרד לצרכים שלכם. כל עסק עשוי להיות בעל מבנה ארגוני שונה וצרכי עבודה שונים. משרדים לעורכי דין למשל דורשים שטחי אחסון גדולים ומרובים, משרדים פרטיים לעורכי הדין הבכירים בחברה וחללי עבודה משותפים לסטאג'רים. כמו כן חשוב להקפיד על עמדת קבלה מכובדת, פינת המתנה יוקרתית וכמובן מטבחון ושירותים ברמה גבוהה התואמים את היוקרה שהמשרד רוצה לשדר. חברה אחרת בתחום אחר למשל, ייתכן ותצטרך רק חלל עבודה משותף אחד וגדול או דווקא חלוקה לכמה משרדים קטנים, ללא צורך במטבחון או חדר שירותים פרטים וגם לא לדלפק קבלה כיוון שאיננה מקבלת לקוחות למשרד.
אילו חללים משותפים אתם צריכים ואיך הם יראו?
חללים משותפים אלו חללי עבודה שבהם עושים שימוש כלל עובדי ואולי גם אורחי המשרד. חדרים אלו יכולים להיות חדרי השירותים, המטבחון, חדר ישיבות, חדר הדרכה, חדר מנוחה, פינת המתנה ועוד. בהתאם לצרכי העסק שלכם ואופי הפעילות בו – בדקו אילו חללים משותפים אתם צריכים וכיצד אתם רוצים לעצב ולחלק את שטח המשרד שלכם שיתאים לצרכים שלכם.
החלק של המיתוג וכיצד הוא תופס מקום בהתאמת המשרד שלכם?
מיתוג העסק הוא בעצם יצירת זהות ו"אופי" מסוים לעסק. אתם רוצים להציג תדמית מסוימת גם לעובדים שלכם וגם לקהל הלקוחות שלכם והציבור הרחב. המיתוג מתבטא באלמנטים הפרסומיים שלכם וכן בסימנים המזהים שלכם כמו לוגו, אריזות מוצר, רול אפים, פליירים וכל דבר אחר שתעשו בו שימוש להציג את העסק שלכם. גם המשרד שלכם הוא חלק משמעותית מבניית זהות המותג שלכם ולכן הוא צריך להתאים לקונספט המיתוגי של העסק שלכם. בין אם מדובר בעובדים שלכם ובין אם מדובר בלקוחות המתארחים אצלכם במשרד, אתם רוצים לוודא שאתם משדרים מקצועיות, שהמשרד מעוצב ברוח החברה וכמובן תואם את הצבעים שלה.
איך להתאים את המשרד לאופי של העסק שלכם – חשבו כמו מעצבי פנים או שכרו אחד כזה:
אנו באמיס יכולים לספק לכם משרדים איכותיים ומרווחים, במיקום טוב בהוד השרון ובהתאם לגודל שתצטרכו, אולם את העיצוב הפנימי אנו ממליצים לתאם מול מעצב פנים מקצועי המתמחה בעיצוב משרדים ושטחי מסחר כך שתוכלו להתאים את המשרד לצרכים שלכם וגם ליצור את האווירה הנעימה שאתם רוצים, מבלי להזניח את נושא המיתוג כמובן.
